形式发票怎么开：从客户确认报价到填写 PI 的完整步骤
开具形式发票时，先确认交易主体和成交条件，再填写商品、数量、价格及付款安排。本文说明从接受报价、建立成交资料到 PI 审核发送的步骤。
形式发票（PI）应依据买方已接受的报价和双方确认的成交资料填写。先确认交易主体、商品、数量、价格币种、付款及交付条件，再逐栏生成 PI；缺失信息应向买方确认，不应用猜测补齐。
开 PI 前，先确认交易条件
在远单的流程中，先留存询盘、确认买方和需求、签发报价并取得接受记录，再以已接受报价建立成交资料并制作 PI。实务中，PI 也可用于协商和付款准备。若条件尚在商谈，应在文件中说明版本和待确认条款；远单则先以报价完成确认，再由成交资料生成 PI。
美国国际贸易管理局（ITA）把 pro forma invoice 描述为出口交易早期用于买卖双方协商的文件，并建议从买方或货代处确认出口所需文件。在具体交易中，PI 的使用时间和所需字段应结合买方、银行及目的地要求确定。
主体、商品及条款
至少锁定卖方与买方的法定名称和地址、联系人、商品名称与可识别规格、数量及单位、单价与币种、金额计算、报价来源、付款节点、交付地点和双方采用的贸易术语。收货人、通知方、银行信息或特殊声明只有在交易资料确实确认且文件用途需要时才填。
把资料分成“已确认”“待买方确认”“待目的地或服务方核实”三栏，能避免把内部推测写入对外文件。型号、材质、尺寸和包装单位应能回到买方需求或双方确认的商品资料。银行账户变更属于高风险信息，应通过已知可信渠道再次核实，不因为邮件里出现新账号就直接替换。
把确认资料填入 PI
PI 字段应从同一成交版本映射，确保买卖方、商品行、数量、价格、币种和付款交付条件在文件之间保持一致。可将字段映射表作为出单前的逐项依据：
| PI字段 | 英文常见标签 | 资料来源 | 检查动作 |
|---|---|---|---|
| 卖方与买方 | Seller / Buyer | 确认过的主体资料 | 核对完整名称与地址 |
| 商品行 | Description / Model | 报价及确认规格 | 型号、材质、单位一致 |
| 数量与价格 | Quantity / Unit Price | 已接受报价 | 复算数量×单价 |
| 付款及交付条件 | Payment / Delivery Terms | 双方确认的条款 | 写清节点、地点及版本 |
如果买方在接受报价后改变了数量、收货人或交付地点，应先保存新的确认版本，再决定是否修订成交资料和 PI。不能只在 PDF 上手改而不更新源记录，否则后续合同、CI 和对账会沿用旧值。
复算金额和付款安排
逐行复算数量乘单价，核对行金额、折扣、运费或其他单列费用的计算口径，最后确认总额及币种标签。示例：20 箱、每箱 USD 45，货值为 USD 900；若另列运费 USD 120，注明是单列费用后，总计才是 USD 1,020。
付款条件需要用可执行的节点表达，例如约定的订金金额或比例、尾款触发条件及付款时间，而不是孤立写一个“30%”。是否以生产完成、交单或其他事件为付款节点，须以双方真实协议为准。不要因 PI 模板预置某个币种、银行账号或付款比例就默认适用于这笔订单。
审核、定稿与发送
检查文件编号、版本、日期、报价来源和接受记录；确认买方名称及所有金额计算无误后，才按内部授权流程定稿。未签发的预览件应清楚标为 draft，签发后保存不可变副本及其成交版本关联。
若交易条件仍在谈判，应继续以报价或修订稿沟通并标明版本，不要用“最终 PI”掩盖未解决的条款。对方要求使用指定格式时，先核验银行、进口商或货代要求，并保留确认依据。签发记录至少应能回答：谁批准、依据哪个报价版本、发给谁、何时发出。
后续合同及出运单据
PI 和销售合同应在同一成交资料上准备；实际备货和出运发生后，再按本次真实装运数据编制商业发票（CI）与装箱单（PL）。ITA 的出口文件指南也区分了 PI、CI 与 PL 的用途，并指出所需文件会因商品、交易和目的国而变化。
出运时 CI 的商品和本批金额应与实际交易及买方要求一致，PL 的包装、件数、净重、毛重和尺寸应以实际装箱数据为准。PI 上的预计数量不能自动复制成某批出运数量，也不能用报价推算箱数、重量或体积。出单前向买方或货代核实清关文件要求。
资料来源
本文首发于 远单。
本文用于外贸信息交流与一般业务参考，不构成针对具体交易的法律、税务、报关或其他专业意见。政策及办理要求可能调整，实际操作请结合适用的现行官方规定、交易文件及主管机构要求确认。
如发现内容错误、遗漏或来源问题，请联系 osems@bekaie.com，我们将核实并及时修订。