外贸报价单生成器

怎么做

收到客户询盘后，先确认买方、型号、数量、币种和目标交货地点。逐项录入单价、付款方式、交期与报价有效期，检查每行金额和总额。审核完成后再把带编号和日期的报价发给客户；客户提出改价时，应另存新版本供双方确认。

会得到什么

你会得到一份可发送的报价文件，以及这次报价采用的商品、价格和条款记录。客户若接受，后续准备 PI 和合同可沿用已经核对的资料，同时仍要审阅那些文件各自需要的字段。

用远单怎样更快

远单先从询盘提取待确认信息，再把已审阅的商品资料带入报价草稿。金额和英文大写可自动核算，缺少的价格或交期保持空白，业务员集中处理差异与审核，减少重复抄写。

业务场景与适用时点

收到询盘后先确认客户要的型号、数量和目标港口。此时文件仍是卖方提出的商业条件，客户尚未接受，不能把报价单写成已成交的证明。若客户要求多个规格，应逐行列出单位与单价，并说明可否混装、起订量及报价有效期。

填写示例

演示样本中，Harbor Light Export Co., Ltd. 向 ABC Trading LLC 报 Aroma Diffuser AD-01 共 500 件，单价 USD 18.60，合计 USD 9,300.00。贸易术语为 FOB Shanghai, Incoterms® 2020；30% 预付款，余额发货前付清；报价在 2026-10-12 前有效。客户名称、账户和交期都是示例，不代表真实交易。

金额或数量复算

金额先按每行数量乘单价计算：500 × 18.60 = 9,300.00 美元。出现多行商品时，逐行金额求和，再单独列出折扣、运费或其他费用。英文大写写为 US DOLLARS NINE THOUSAND THREE HUNDRED ONLY。数字、币种和英文文字必须对应。

签发后注意事项

报价寄出后，如果客户要求改数量、改币种或改交货地点，先确认哪些条件保持不变，再产生新的报价版本。不要在旧 PDF 上直接改一个数字后继续使用原编号，因为对方可能已经按旧价格安排采购。对方口头同意也应记录确认日期与具体条件；尚未同意的优惠、运费或交期不能写成已确定。若有多种产品，逐行核对小计并检查合计是否包含样品、模具或额外包装费。

常见错误

• 只写 FOB，却忘记 Shanghai 与规则版本。
• 把客户询盘中的预估数量直接当作已确认订购数量。
• 更改单价后忘记同步更新合计与英文大写。
• 把内部草稿直接发送给客户，缺少编号、日期和有效期。

操作顺序

1. 保存原始询盘及附件，确认买方与商品规格。
2. 逐项填写价格、数量、贸易术语、付款和交期。
3. 用计算工具复核数字金额与英文大写。
4. 审阅空白项与版本后，再导出供客户确认的报价。

字段复核

报价编号独立于后续文件；写发给客户的当天；报价接受期限必须明确；与报价抬头相同；收件方应能识别；逐项响应询盘型号；可按最小起订量报价；说明按件还是按箱；展示每行与总计；签发前最后核对；同时写指定装运港；列明报价付款建议；说明预计可交期；写建议包装方式；如有要求写客户唛头；如涉及收款应复核。