形式发票生成

怎么做

客户接受报价后，核对其确认的商品、价格、数量、贸易术语及付款要求，再起草 PI。写清独立编号、收款信息、付款比例和有效期，核对数字金额与英文大写后再签发。

会得到什么

你会得到用于确认拟交易和安排付款的形式发票。它记录双方此时商定的内容，并与后续根据实际发货制作的商业发票区别开来。

用远单怎样更快

远单可带入客户已接受的买卖方和商品条款，让业务员重点检查 PI 独有的付款与银行字段。客户要求修改时，保留前一签发版本，避免混淆。

业务场景与适用时点

形式发票通常用于客户接受报价后确认拟交易内容，并帮助双方安排付款与履约。它不等于实际出运后的商业发票。若客户要求分批发货，可在 PI 写清整体约定与交付安排；实际发货数量仍以后续记录为准。

填写示例

演示 PI 编号 PI-2026-001，卖方 Harbor Light Export Co., Ltd.，买方 ABC Trading LLC，商品 AD-01 共 500 件，每件 USD 18.60，拟交易总额 USD 9,300.00。付款为 30% T/T 预付款，70% 发货前付清；交期从收到预付款起算 30 天。示例仅说明字段关系。

金额或数量复算

拟交易金额为 500 × 18.60 = USD 9,300.00。若实际首批只发 80 件，PI 的整体拟交易数量不应被悄悄改成 80 件；后续商业发票按首批真实数量计算。付款比例也要按合同约定的基数核对，不能只复制百分比。

签发后注意事项

PI 常被客户用于内部审批或安排付款，因此卖方名称、收款主体和金额表达应保持一致。若客户只接受部分商品，应先确认新的商品行和总额，再更新 PI；不能让正文显示新数量而附件仍保留旧价格。收到预付款后，还要按双方约定确认交期的起算日。公开模板中的银行字段仅说明所需栏目，任何真实账户都须通过可信渠道核验，尤其在客户收到变更账户通知时。

常见错误

• 把 PI 编号沿用报价编号，造成文件身份混乱。
• 客户未确认报价就提前签发 PI。
• 付款条款只写 T/T，不写比例与时间。
• 把 PI 的拟交易数量误写为某次实际发货数量。

操作顺序

1. 取得客户接受的报价版本。
2. 核对买卖方、规格、数量、价格和交货条款。
3. 补齐 PI 专属的付款、银行和有效期信息。
4. 复核合计与英文大写，再签发独立编号的文件。

字段复核

PI 使用新编号；写 PI 签发日；写客户确认或付款期限；与接受报价的卖方一致；与客户确认的买方一致；与接受报价逐项核对；写拟交易数量；沿用已接受的价格；复核 PI 总额；按本次 PI 金额重算；核对接受的术语和地点；付款安排应足够执行；写清交期起算条件；写拟定包装而非实测重量；客户有要求时列明；付款所需信息人工确认。