外贸单证流程

外贸单证应跟着业务事件走：收到询盘后确认需求，再报价；客户接受后整理 PI 和销售合同；实际发货与装箱后准备 CI 与 PL。这里按阶段连接制作工具、空白模板、词条和操作文章。

报价前：确认询盘

保存原始邮件或聊天，列出买方、型号、数量、币种、交期及仍需追问的内容。先核对事实再给价格，不将报价文件放在询盘之前。

客户接受：确认商业条件

确认客户接受的版本和商品范围，再整理交易资料。PI 和销售合同各用自己的编号，付款节点、交付和合同专属条款继续核对。

实际发货：核对数量与包装

先取得本次实际发货及装箱记录，CI 列商业金额，PL 列实物装箱。分批发货逐批制作并累计核对；重量和尺寸缺失先补齐。

把一次任务做完

第一次可以用公开演示资料练习。正式使用时，先准备原始记录，把待确认事实列出来；保留发送和客户确认的版本，修改价格或数量后重新核对，不覆盖此前发出的文件。无论选择工具、Excel 还是工作台，检查依据都是同一笔真实业务。