询盘

意向和完整采购要求不同

询盘可能来自邮件、展会、平台或人工沟通，信息完整程度各不相同。应记录来源、联系对象、时间和原始需求，保留相关附件。若只有一个产品名称，需要进一步确认规格、数量、单位、目的地与交期，不能从相似客户或模板里生成未被提出的要求。

先确认买方与需求再报价

企业主体与联系人权限需要核对，产品条件也需要落实到可比较范围。提到预算或大概数量，不必然是客户最终接受的条件。可以明确已知资料与待确认问题，再建立报价草稿，避免报价文件脱离真实需求，或后续无法解释价格、包装和贸易术语来自哪次沟通。

一次需求可能产生多个报价版本

客户改变数量、材料或配送要求时，应保留变更上下文和对应草稿，不把旧询盘内容直接覆盖到看不出历史差异。报价经过审核签发后再提交客户，客户接受的范围和版本要有依据。来源询盘与接受报价应关联，避免不同客户或不同需求之间重复使用错误资料。

从成交到出运继续复用确认资料

接受报价后建立独立成交单，再生成相关 PI 和销售合同；CI 与 PL 还应根据实际出运批次和装箱数据处理。询盘没有实际重量、箱组或出运日期时，不能为了完成单证自动补造。后续需求发生变化，应在相应环节确认并保存版本，而不是反复要求客户输入相同已确认信息。