询价请求

先读具体采购要求

RFQ 常用来获取可比较的价格和供货条件，但不同组织或项目的具体文件可能不同。产品规格、数量、单位、交付地点、币种、有效期及回应方式应以实际要求为依据。不能因标题出现 RFQ 就推断采购已经批准或供应方已经被选定，缺失关键条件时需要继续澄清。

与其他征集方式区分

征求方案、招标和询价可能有不同评价和提交安排。UNGM 的公开说明也区分各类采购征集方法，但其组织程序不能未经核对套用到所有私人企业。应确认项目主体、文件版本与澄清渠道，不把一个参考模板当作所有采购方都接受的标准合同条件。

供应方响应应逐项对应

例如采购方要求两种规格并明确数量档，报价应分别核对是否能够满足，清楚列出差异、价格与必要前提。不能为显得完整而自动编造缺失的认证、产能或交期。相关样品、图纸与费用也应说明来源及版本，让采购方能够比较真实方案而非仅比较一个总额。

记录接受范围再进入成交

提交响应或收到积极反馈，并不等于所有条件已经被接受。采购方选择、修改或确认报价时，应保留具体商品、数量和版本依据，再建立相应成交资料。PI 与合同基于确认条件，CI 与 PL 还依实际出运数据生成；RFQ 本身不能提供尚未发生的装箱和发货事实。