形式发票模板
形式发票模板：形式发票（PI）用于成交前确认拟交易的商品、数量、金额与付款安排。在远单流程中，它以客户接受的报价及已确认的交易记录为起点，用于整理付款和履约安排。
模板预览
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形式发票模板的文件只含公开示例字段和占位内容；正式交易请核对买卖方、商品、金额与本单据适用的条款。
这份单据何时使用
形式发票通常用于客户接受报价后确认拟交易内容，并帮助双方安排付款与履约。它不等于实际出运后的商业发票。若客户要求分批发货，可在 PI 写清整体约定与交付安排；实际发货数量仍以后续记录为准。
完整字段表
形式发票字段表逐项列出编号、日期、买卖双方、商品及适用的金额、交易条件、包装和签章。PI 描述拟交易安排，不能假定所有商品都已发出或已收款。
| 字段 | 公开演示值 | 填写与核对方法 | 本单据用途 |
|---|---|---|---|
| Document No. / 编号 | PI-2026-001 | 单据类型各有自己的编号；不能把报价、发票和合同共用一个流水号。 | PI 使用新编号 |
| Date / 日期 | 2026-09-28 | 写清签发日期；英文日期格式须避免日月倒置。 | 写 PI 签发日 |
| Validity / 有效期 | Valid until 2026-10-12 | 适用于报价或 PI 的接受期限；过期应重新确认价格。 | 写客户确认或付款期限 |
| Seller / 卖方 | Harbor Light Export Co., Ltd. | 使用真实出口主体及完整地址，核对签章和收款主体。 | 与接受报价的卖方一致 |
| Buyer / 买方 | ABC Trading LLC | 使用客户确认的法定名称、地址及联系人。 | 与客户确认的买方一致 |
| Goods / 品名规格 | Aroma Diffuser AD-01 | 品名、型号、材质和规格须与客户确认的资料对应。 | 与接受报价逐项核对 |
| Quantity / 数量 | 500 pcs | 同时写数值和单位；出运文件只写当次实际数量。 | 写拟交易数量 |
| Unit Price / 单价 | USD 18.60 / pc | 币种和计价单位缺一不可，避免把每箱价格当成每件价格。 | 沿用已接受的价格 |
| Amount / 金额 | USD 9,300.00 | 逐行数量乘单价；折扣和运费要单列且口径一致。 | 复核 PI 总额 |
| Total in Words / 合计英文大写 | US DOLLARS NINE THOUSAND THREE HUNDRED ONLY | 与最终数字金额、币种及小数位一致；修改金额后须重算。 | 按本次 PI 金额重算 |
| Incoterms & Place / 贸易术语与地点 | FOB Shanghai, Incoterms® 2020 | 不能只写 FOB；规则版本与指定地点应同时出现。 | 核对接受的术语和地点 |
| Payment Terms / 付款方式 | 30% T/T deposit; 70% before shipment | 写清比例、触发节点和必要的银行单据条件。 | 付款安排应足够执行 |
| Delivery / 交期 | Within 30 days after deposit | 明确起算事件、天数和延期处理，不写模糊的 ASAP。 | 写清交期起算条件 |
| Packing / 包装 | 10 pcs/carton (proposed) | 包装方式与实际装箱记录分开核对，不能推测重量。 | 写拟定包装而非实测重量 |
| Shipping Marks / 唛头 | ABC / SHANGHAI / 1–8 | 与实际外箱印刷及装箱单箱号相同；无唛头要明确写 N/M。 | 客户有要求时列明 |
| Bank Details / 银行信息 | Beneficiary and account: verify before issue | 仅从已核验的收款资料填写；公开样本不展示真实账号。 | 付款所需信息人工确认 |
| Signature / 签章 | Authorized signature / company stamp | 核对签发权限、名称和日期；空白示例不可冒充已签发文件。 | 签发后保留该版本 |
填好的演示样本
演示 PI 编号 PI-2026-001，卖方 Harbor Light Export Co., Ltd.，买方 ABC Trading LLC，商品 AD-01 共 500 件，每件 USD 18.60，拟交易总额 USD 9,300.00。付款为 30% T/T 预付款，70% 发货前付清；交期从收到预付款起算 30 天。示例仅说明字段关系。
| 字段 | 样本内容 |
|---|---|
| Document No. / 编号 | PI-2026-001 |
| Date / 日期 | 2026-09-28 |
| Validity / 有效期 | Valid until 2026-10-12 |
| Seller / 卖方 | Harbor Light Export Co., Ltd. |
| Buyer / 买方 | ABC Trading LLC |
| Goods / 品名规格 | Aroma Diffuser AD-01 |
| Quantity / 数量 | 500 pcs |
| Unit Price / 单价 | USD 18.60 / pc |
| Amount / 金额 | USD 9,300.00 |
| Total in Words / 合计英文大写 | US DOLLARS NINE THOUSAND THREE HUNDRED ONLY |
| Incoterms & Place / 贸易术语与地点 | FOB Shanghai, Incoterms® 2020 |
| Payment Terms / 付款方式 | 30% T/T deposit; 70% before shipment |
| Delivery / 交期 | Within 30 days after deposit |
| Packing / 包装 | 10 pcs/carton (proposed) |
| Shipping Marks / 唛头 | ABC / SHANGHAI / 1–8 |
| Bank Details / 银行信息 | Beneficiary and account: verify before issue |
| Signature / 签章 | Authorized signature / company stamp |
金额、数量与跨文件核对
拟交易金额为 500 × 18.60 = USD 9,300.00。若实际首批只发 80 件，PI 的整体拟交易数量不应被悄悄改成 80 件；后续商业发票按首批真实数量计算。付款比例也要按合同约定的基数核对，不能只复制百分比。
发出前的业务复核
PI 常被客户用于内部审批或安排付款，因此卖方名称、收款主体和金额表达应保持一致。若客户只接受部分商品，应先确认新的商品行和总额，再更新 PI；不能让正文显示新数量而附件仍保留旧价格。收到预付款后，还要按双方约定确认交期的起算日。公开模板中的银行字段仅说明所需栏目，任何真实账户都须通过可信渠道核验，尤其在客户收到变更账户通知时。
常见错误
- 把 PI 编号沿用报价编号，造成文件身份混乱。
- 客户未确认报价就提前签发 PI。
- 付款条款只写 T/T，不写比例与时间。
- 把 PI 的拟交易数量误写为某次实际发货数量。
怎么使用这份模板
- 取得客户接受的报价版本。
- 核对买卖方、规格、数量、价格和交货条款。
- 补齐 PI 专属的付款、银行和有效期信息。
- 复核合计与英文大写，再签发独立编号的文件。
形式发票的 Excel、Word 和 PDF 空白文件供练习填写。签发 PI 前复核客户已接受的报价版本、付款比例和收款主体。