单证

按事件顺序使用

收到或录入询盘并确认需求后，建立报价草稿、审核签发、记录客户接受，再从该报价生成成交单。PI 和 SC 使用成交资料；实际出运和装箱记录完成后，CI 和 PL 按批次生成。单证不是询盘之前的独立虚构资料。

各文件关注不同事实

报价提出条件，PI 整理拟成交信息，SC 明确履约，CI 说明本批商业信息，PL 说明实际箱组和实物。运输提单、保险或原产地等文件另有签发方和要求，不能用本方 PDF 模板冒充外部机构凭据。

分批案例

例如成交一百二十件，首批八十件，PI 可以体现已确认总量，CI 和 PL 应对应首批。仓库重量未取得时，PL 先留草稿等待补齐，不能自动填零或按相似商品估重。旧商城订单不参与本产品真实单证来源。

检查和留存

金额、数量、累计出运和箱数采用确定性校验，人确认主体、价格及实物资料。每份文件保留独立编号、版本和签发快照，更正留痕。认证、数据库和服务故障如实显示，不回退到演示记录，公开工具生成草稿也不等于正式签发。PDF 预览还要检查分页、表格截断、抬头和签署区域，不能只验证金额后忽略最终阅读效果。